發(fā)文機(jī)關(guān)安徽省民政廳,安徽省檔案局
發(fā)文日期2017年04月01日
時(shí)效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號(hào)皖民務(wù)字〔2017〕57號(hào)
施行日期2017年05月01日
效力級(jí)別地方規(guī)范性文件
各市、縣（市、區(qū)）民政局、檔案局：
為規(guī)范孤兒檔案管理，維護(hù)檔案真實(shí)、完整和安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》和《安徽省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)孤兒保障工作的通知》等規(guī)定，省民政廳會(huì)同省檔案局制定了《安徽省孤兒檔案管理辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
安徽省民政廳 安徽省檔案局
2017年4月1日
安徽省孤兒檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為規(guī)范孤兒檔案管理，維護(hù)檔案真實(shí)、完整和安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》和《安徽省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)孤兒保障工作的通知》等相關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的孤兒檔案是指各級(jí)各類兒童福利和管理機(jī)構(gòu)在日常業(yè)務(wù)工作中所積累的，有關(guān)孤兒撫育和成長(zhǎng)過程中直接形成的具有保存和憑證價(jià)值的各種文字、圖表、聲像和電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。
第三條 本辦法適用于全省各級(jí)各類兒童福利和管理機(jī)構(gòu)。
第二章 管理部門及職責(zé)
第四條 孤兒檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，業(yè)務(wù)上接受主管部門及同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。按照“誰形成、誰負(fù)責(zé)”的原則，做好孤兒檔案材料的收集、整理、歸檔、移交、保管和利用工作。
第五條 孤兒檔案形成單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)孤兒檔案工作的管理，納入本單位案卷管理范疇，建立檔案管理制度，指定專人具體負(fù)責(zé)。社會(huì)散居孤兒檔案由孤兒戶籍所在地的民政部門負(fù)責(zé)，福利機(jī)構(gòu)集中供養(yǎng)孤兒檔案由提供服務(wù)的兒童福利機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。
第三章 收集材料范圍及歸檔
第六條 孤兒檔案按照孤兒居住生活情況分為：社會(huì)散居孤兒和福利機(jī)構(gòu)集中供養(yǎng)孤兒。
第七條 孤兒個(gè)人檔案按照“一人一檔”進(jìn)行歸檔，并按照紙質(zhì)載體和特殊載體進(jìn)行分類歸檔。其中：
一、紙質(zhì)載體
（一）社會(huì)散居孤兒材料收集范圍
1、散居孤兒身份證、戶口本、父母死亡（失蹤）證明、殘疾人證、社會(huì)保障卡；
2、監(jiān)護(hù)人身份證、戶口本、收入證明、孤兒基本生活申報(bào)表、孤兒監(jiān)護(hù)協(xié)議書、散居孤兒基本生活費(fèi)使用監(jiān)管協(xié)議書和體格健康檢查報(bào)告。
（二）福利機(jī)構(gòu)集中供養(yǎng)孤兒材料收集范圍
1、基本材料：公安部門出具的報(bào)案證明、撿拾人撿拾證明；接收棄嬰入院登記表（3歲以下按腳印、3歲以上按手印等存檔）、入院照片、DNA比對(duì)證明、兒童福利機(jī)構(gòu)接收棄嬰入院公告及其他具有保存價(jià)值的文件材料；
2、健康及醫(yī)療記錄：入院時(shí)體格檢查記錄（含救治記錄），入院后的觀察記錄；小兒神經(jīng)心理測(cè)試報(bào)告單、門診病歷（包含病史，既往史，過敏史），嬰幼兒生長(zhǎng)發(fā)育體檢表（包括每年常規(guī)體檢）、出院小結(jié)（含手術(shù)內(nèi)容）、主要的輔助檢查（附檢查報(bào)告如心臟彩超，核磁，智力測(cè)試等）、上報(bào)收養(yǎng)中心的體檢材料、預(yù)防接種記錄（原件或復(fù)印件）；“明天計(jì)劃”申報(bào)、結(jié)賬表（復(fù)印件）；體格健康檢查報(bào)告；死亡人員的搶救記錄和火化存根等；
3、康復(fù)治療記錄：個(gè)體康復(fù)教育指導(dǎo)檔案、個(gè)體康復(fù)評(píng)估報(bào)告、個(gè)體康復(fù)治療記錄單和轉(zhuǎn)診記錄單等材料；
4、受教育記錄：學(xué)齡學(xué)生基本信息表（院內(nèi)受教育孤兒）；學(xué)生學(xué)籍冊(cè)（院外受教育孤兒）；個(gè)案服務(wù)面談?dòng)涗洠ㄔ和馐芙逃聝海?；孤兒?lián)系記錄（院外受教育孤兒）、學(xué)生獲獎(jiǎng)證明、年度學(xué)習(xí)成績(jī)單、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)；
5、身份記錄：戶口本、身份證、殘疾人證、社會(huì)保障卡等；
6、家庭寄養(yǎng)孤兒檔案應(yīng)包括：寄養(yǎng)兒童基本信息表、寄養(yǎng)家庭申請(qǐng)表、審核表（寄養(yǎng)家長(zhǎng)身份證、戶口本復(fù)印件）、家庭寄養(yǎng)合同（家庭試寄養(yǎng)合同）、福利機(jī)構(gòu)家訪記錄等；
7、收養(yǎng)孤兒檔案應(yīng)包括：入院（尋親）公告（原件或者復(fù)印件）、被送養(yǎng)孤兒體格檢查表（原件或復(fù)印件）、被送養(yǎng)孤兒成長(zhǎng)情況報(bào)告（原件或復(fù)印件）、被送養(yǎng)孤兒成長(zhǎng)狀況表（原件或復(fù)印件）、同意收養(yǎng)意愿書復(fù)印件（10周歲以上）、收養(yǎng)評(píng)估報(bào)告（原件）、涉外送養(yǎng)通知、國(guó)內(nèi)《收養(yǎng)登記申請(qǐng)表》、融和期間委托監(jiān)護(hù)協(xié)議或試收養(yǎng)協(xié)議、收養(yǎng)協(xié)議書和收養(yǎng)登記證等；
8、離院記錄:年滿18周歲孤兒轉(zhuǎn)院通知單、成年孤兒參加工作安置通知單、家屬認(rèn)領(lǐng)通知書和親子鑒定證明（認(rèn)領(lǐng)孤兒）；
9、其他有保存價(jià)值的:主要包括尋親記錄（孤兒本人或其他人員來院尋找親人的記錄）和回訪記錄（被收養(yǎng)孤兒及其家庭重回福利院探訪的記錄）等材料。
（三）孤兒個(gè)人檔案（紙質(zhì)）的檔號(hào)結(jié)構(gòu)
按照全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-件號(hào)的規(guī)則編制。如“J109-GE·2017-Y- 001”。其中，全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照DA/T 13-1994編制。檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“孤兒”2位漢語拼音首字母“GE”標(biāo)識(shí)。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2017”。保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”等標(biāo)識(shí)。卷號(hào)：?jiǎn)渭w檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足3位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“026”。
二、特殊載體
（一）實(shí)物收集范圍
1、孤兒入院時(shí)隨身攜帶的遺棄字條及隨身貴重物品及其他物品等；
2、單位或個(gè)人捐贈(zèng)的具有保存價(jià)值紀(jì)念品等。
（二）聲像收集范圍
1、慰問、檢查指導(dǎo)孤兒工作的照片、音視頻等；
2、院內(nèi)孤兒每年的合影（全家福）；
3、本單位開展的孤兒成長(zhǎng)活動(dòng)的相關(guān)照片、音視頻等；
4、難以保存的孤兒入院時(shí)隨身攜帶的物品照片；
5、關(guān)于涉及孤兒的重要外事活動(dòng)形成的照片、音視頻等。
（三）電子資料收集范圍
1、孤兒網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)形成的電子檔案；
2、上級(jí)和其他部門以電子文檔下發(fā)的文件材料；
3、其他方式形成的電子檔案（包括數(shù)碼照片、數(shù)碼音視頻等）。
（四）特殊載體檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)
按照全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-件號(hào)的規(guī)則編制。實(shí)物標(biāo)識(shí)為“SW”，聲像標(biāo)識(shí)為“SX”，電子標(biāo)識(shí)為“DZ”。如“J109-SW·2017-Y- 001”,是指本單位全宗號(hào)為J109的2017年度形成的永久保管的實(shí)物檔案的第一件。
第八條 孤兒管理性檔案材料，分為散居孤兒管理檔案和集中供養(yǎng)孤兒管理檔案兩類。按職能——年度——保管期限進(jìn)行歸檔。
一、散居孤兒管理檔案
包括：入戶走訪調(diào)查表、日常生活狀況、在校情況、健康情況和走訪評(píng)估報(bào)告、體格健康檢查報(bào)告、各級(jí)部門印發(fā)孤兒相關(guān)文件資料及其他應(yīng)歸檔的材料。
二、集中供養(yǎng)孤兒管理檔案
包括：健康醫(yī)療記錄、康復(fù)治療記錄、體格健康檢查報(bào)告、受教育記錄、寄養(yǎng)記錄、收養(yǎng)記錄、安置記錄及孤兒離院后有關(guān)生活、學(xué)習(xí)和工作情況等反饋記錄等相關(guān)材料。
年度是指孤兒建立檔案的時(shí)間所屬年度。
保管期限是指根據(jù)孤兒檔案應(yīng)保管的年限。
三、孤兒管理性檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)
按照全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-件號(hào)的規(guī)則編制。孤兒管理標(biāo)識(shí)為“GG”，“GG01”為散居孤兒管理，“GG02”為集中供養(yǎng)孤兒管理。如“J109-GG01·2017-Y- 001”,是指本單位全宗號(hào)為J109的，2017年度形成的永久保管的散居孤兒管理的第一件。
第九條 孤兒檔案歸檔時(shí)間：
（一）散居孤兒檔案應(yīng)在審批部門審批后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔整理工作，后續(xù)每年形成的文件材料應(yīng)于次年1月份之前歸檔，并完善目錄；
（二）機(jī)構(gòu)集中供養(yǎng)孤兒檔案應(yīng)在孤兒入機(jī)構(gòu)后30個(gè)工作日內(nèi)完成基本檔案的整理歸檔工作，后續(xù)每年形成的文件材料應(yīng)于次年1月份之前歸檔，并完善目錄。
第十條 孤兒檔案應(yīng)存放于符合檔案保管要求的檔案室，配備防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全。
第十一條 孤兒檔案應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理制度，指定專人具體負(fù)責(zé)。
第十二條 照片、音像材料分別按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-1995)的要求整理；孤兒管理工作中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38-2008)的要求整理。
第四章 檔案管理
第十三條 孤兒檔案管理應(yīng)當(dāng)遵行以下原則：
（一）文字類檔案按照“一人一檔”的原則逐步進(jìn)行組卷整理，每份文件需蓋檔號(hào)章，排列順序按文件的形成日期，散居孤兒按照年齡大小或居住區(qū)域進(jìn)行排序，機(jī)構(gòu)集中供養(yǎng)孤兒按照入院到離院進(jìn)行排序；每卷編制相應(yīng)的卷內(nèi)文件目錄及卷內(nèi)備考表；
（二）特殊載體檔案按國(guó)家相關(guān)規(guī)范整理歸入本單位相應(yīng)門類的檔案，并編制與紙質(zhì)檔案的互見號(hào)。對(duì)于有特殊價(jià)值的實(shí)物檔案（如孤兒入院時(shí)的貴重物品）應(yīng)采取特殊搶救手段，盡量延長(zhǎng)檔案的使用壽命。對(duì)無法長(zhǎng)期保存的特殊檔案，應(yīng)建立影像檔案予以存檔；
（三）有條件的要建立電子檔案，使用檔案管理軟件。按照檔案分類原則，建立孤兒檔案計(jì)算機(jī)目錄，以方便利用；
（四）孤兒檔案管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自調(diào)閱，不得擅自復(fù)印、復(fù)制孤兒檔案。
第十四條 孤兒檔案的利用應(yīng)符合以下要求：
（一）孤兒管理部門因自身工作需要的；
（二）各級(jí)政府監(jiān)察、公安、檢察院、法院等單位因公務(wù)需要的；
（三）經(jīng)孤兒檔案管理部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，有關(guān)單位、組織或個(gè)人因工作需要，辦理相關(guān)手續(xù)后可以利用孤兒檔案；
（四）其他需要利用孤兒檔案的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)孤兒檔案保管的主管部門同意。
第十五條 孤兒檔案僅限于當(dāng)場(chǎng)查閱、摘抄和復(fù)印，嚴(yán)禁對(duì)孤兒檔案進(jìn)行涂改、抽換、圈劃、批注或污染、損毀。
孤兒檔案保管單位應(yīng)當(dāng)對(duì)歸還的孤兒檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，對(duì)檔案摘抄件或復(fù)印件加蓋標(biāo)有“孤兒檔案摘抄件”或者“孤兒檔案復(fù)印件”的印章。
第十六條 縣級(jí)以上人民政府民政部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同同級(jí)檔案行政管理部門對(duì)保管期滿的孤兒檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。有繼續(xù)保存價(jià)值的，可以延長(zhǎng)其保管期限。無保存價(jià)值的，編制銷毀清冊(cè)，履行審批手續(xù)予以銷毀。銷毀清冊(cè)永久保存。
第五章 保管期限、鑒定、銷毀和移交
第十七條 收養(yǎng)、送養(yǎng)、死亡孤兒紙質(zhì)載體檔案保管期限為永久；在院安置孤兒檔案紙質(zhì)載體保管期限為永久；孤兒在集中供養(yǎng)期間死亡的，孤兒紙質(zhì)載體檔案保管期限為永久。其他有保管價(jià)值的紙質(zhì)孤兒檔案保管期限為30年。所有檔案保管期限從建立檔案后的次年1月1日起開始計(jì)算。
非紙質(zhì)材料形成的孤兒檔案應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案保管期限一致。其他有保管價(jià)值的照片、音像、電子檔案（以光盤刻錄的方式保管）的保管期限的保管期限為30年。不能長(zhǎng)期保管的特殊載體檔案，應(yīng)以影像方式保管。
第十八條 孤兒檔案保管單位應(yīng)當(dāng)成立鑒定小組，對(duì)保管期滿的孤兒檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。對(duì)有繼續(xù)保存價(jià)值的，可以延長(zhǎng)其保管期限直至永久。無保存價(jià)值的，提出銷毀意見，并建立銷毀清冊(cè)。
第十九條 銷毀孤兒檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并派兩個(gè)以上人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)對(duì)照銷毀清冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的孤兒檔案，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)永久保存。
第六章 法律責(zé)任
第二十條 兒童福利和管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依照《中華人民共和國(guó)檔案法》相關(guān)規(guī)定，建立孤兒檔案,遵照相關(guān)規(guī)定對(duì)孤兒檔案進(jìn)行管理。
有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)檔案的直接責(zé)任人給予行政處分；造成損失的，責(zé)令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：
（一）損毀、丟失或者擅自銷毀檔案的；
（二）擅自提供、抄錄、公布檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）私自泄露或者用作商業(yè)用途的；
（五）檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失的。
第七章 附則
第二十一條 孤兒檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)列入本單位的行政經(jīng)費(fèi),由本級(jí)財(cái)政予以保障
第二十二條 沒有設(shè)立兒童福利機(jī)構(gòu)的民政部門應(yīng)當(dāng)參照本辦法做好孤兒檔案管理工作。
第二十三條 各市、縣(市、區(qū))民政局和檔案局可以結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，共同制定本辦法實(shí)施細(xì)則。
第二十四條 本辦法由省民政廳、省檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十五條 本辦法自2017年5月1日起施行。
附件：
1.卷內(nèi)文件目錄
2.卷內(nèi)備考表式樣
3.孤兒檔案袋正面式樣
4.孤兒檔案盒正面和盒脊式樣
5.孤兒檔案案卷目錄式樣
6.孤兒檔案案卷目錄封面式樣
附件：
卷內(nèi)文件目錄
序號(hào) | 文號(hào) | 責(zé)任者 | 題名 | 日期 | 頁號(hào) | 備注 |
填寫說明：
1.順序號(hào)：填寫卷內(nèi)文件材料排列的順序編號(hào)。
2.文號(hào)：填寫文件材料的文號(hào)，一般照實(shí)抄錄。
3.責(zé)任者：填寫文件材料的責(zé)任者，一般照實(shí)抄錄。
4.題名：填寫文件材料的標(biāo)題，一般照實(shí)抄錄。文件材料沒有標(biāo)題或者標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號(hào)。
5.日期：填寫文件材料的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2016年4月19日標(biāo)注為“20160419”。
6.頁號(hào)：填寫文件材料在本卷內(nèi)的起始頁號(hào)，最后一份文件填寫該件的起止頁號(hào)。
7.備注：對(duì)需要說明情況的文件材料在備注欄內(nèi)標(biāo)注“*”號(hào)，并將需要說明的情況填寫在備考表中。
附件2
卷內(nèi)備考表式樣
本卷情況說明： |
填寫說明：
1.本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。立卷后發(fā)生上述情況的，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)填寫說明并簽名、標(biāo)注時(shí)間。
2.立卷人：由本案卷的整理者簽名。
3.立卷時(shí)間：填寫本案卷的立卷完成日期。
4.檢查人：由本案卷質(zhì)量審核者簽名。
5.檢查時(shí)間：填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。
附件3
孤兒檔案袋正面式樣
（全宗名稱） | ||||
孤兒檔案 | ||||
姓名： | 本卷共：件頁 | |||
類別： | 類別代碼： | |||
保管期限：自年月至年月 | ||||
全宗號(hào) | 目錄號(hào) | 卷 號(hào) | ||
填寫說明：
1.全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或者通用簡(jiǎn)稱。全宗名稱可以直接印在封面上。
2.姓名：填寫該案卷孤兒的姓名。
3.件數(shù)、頁數(shù)：填寫該案卷立卷完成時(shí)卷內(nèi)文件的總件數(shù)和總頁數(shù)。立卷后發(fā)生變化的，在“卷內(nèi)備考表”中說明。
4.類別：填寫該案卷所屬的類別名稱。
5.類別代碼：填寫相應(yīng)的類別代碼。
6.保管期限：填寫該卷檔案保管期限的起止時(shí)間。
7.全宗號(hào)：填寫國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼。
8.目錄號(hào)：填寫該案卷所屬目錄的編號(hào)。目錄號(hào)一般可用類別代碼代替。一個(gè)全宗內(nèi)的目錄號(hào)不得重復(fù)。
9.卷號(hào)：填寫立檔單位編制的案卷排列順序號(hào)。一個(gè)目錄號(hào)內(nèi)的卷號(hào)不得重復(fù)。
附件4
孤兒檔案盒正面和盒脊式樣
（全宗名稱） |
孤兒檔案 |
孤兒檔案盒正面式樣
填寫說明：
按照孤兒檔案袋的填寫要求填寫。
全宗號(hào) | |
目錄號(hào) | |
起止號(hào) | 室 |
館 | |
類別 | |
類別代碼 | |
盒號(hào) | |
孤兒檔案盒盒脊式樣
填寫說明：
1.按照孤兒檔案袋的填寫要求填寫。
2.起止卷號(hào)分別填寫本盒內(nèi)案卷的室編卷號(hào)和館編卷號(hào)的起止卷號(hào)，中間用“—”連接。
3.盒號(hào)：填寫檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交國(guó)家綜合檔案館時(shí)按照進(jìn)館要求編制。
附件5
孤兒檔案案卷目錄式樣
室編 | 館編 | 姓名 | 保管期限 | 備注 |
填寫說明：
孤兒檔案案卷目錄按照整理完畢的案卷的相應(yīng)項(xiàng)目填寫。
附件6
孤兒檔案案卷目錄封面式樣
孤兒檔案案卷目錄 |
填寫說明：
1.按照整理完畢的案卷的相應(yīng)項(xiàng)目填寫。
2.編制單位：填寫該目錄的編制單位名稱。
3.編制日期：填寫該目錄的編制時(shí)間。
注：目錄號(hào)用類別代碼代替時(shí)，為避免一個(gè)目錄號(hào)下的案卷過多，可以在目錄號(hào)后面添加英文字母或數(shù)字，中間用“—”連接，以形成多個(gè)目錄號(hào)。
