【發(fā)布部門】 安徽省科學(xué)技術(shù)廳 【發(fā)文字號】 科辦[2014]13號
【發(fā)布日期】 2014.04.28 【實(shí)施日期】 2014.04.28
【時效性】 現(xiàn)行有效 【效力級別】 地方規(guī)范性文件
【法規(guī)類別】 檔案
安徽省科學(xué)技術(shù)廳關(guān)于印發(fā)《安徽省科學(xué)技術(shù)廳檔案管理辦法》的通知
（科辦〔2014〕13號）
機(jī)關(guān)各處室、直屬各單位：
為規(guī)范廳內(nèi)檔案工作，進(jìn)一步強(qiáng)化各門類檔案管理，更好地服務(wù)創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略，現(xiàn)將《安徽省科學(xué)技術(shù)廳檔案管理辦法》印發(fā)給你們，請結(jié)合工作實(shí)際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
附件：《安徽省科學(xué)技術(shù)廳檔案管理辦法》
安徽省科學(xué)技術(shù)廳
2014年4月28日
安徽省科學(xué)技術(shù)廳檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范安徽省科學(xué)技術(shù)廳（以下簡稱省科技廳）檔案工作，進(jìn)一步強(qiáng)化廳內(nèi)各門類檔案管理，更好地為全廳工作服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《安徽省檔案條例》等有關(guān)規(guī)定，以及中央、省有關(guān)加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢檔案工作有關(guān)文件精神，結(jié)合省科技廳實(shí)際，特制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案，是指省科技廳開展的各項(xiàng)工作和活動中形成的對黨和國家、社會及省科技廳機(jī)關(guān)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
第三條 本辦法適用于省科技廳機(jī)關(guān)各處室、直屬各單位的檔案工作。
第四條 省科技廳系統(tǒng)全體工作人員應(yīng)明確檔案工作的法律地位和法律責(zé)任，增強(qiáng)檔案意識和依法治檔觀念。檔案管理人員應(yīng)樹立無私奉獻(xiàn)精神和開拓進(jìn)取精神，不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，努力提高政治思想水平和業(yè)務(wù)能力。
第五條 省科技廳機(jī)關(guān)檔案由分管廳長負(fù)責(zé)，各直屬單位應(yīng)明確一位負(fù)責(zé)人分管，將檔案工作列入議事日程和各項(xiàng)計(jì)劃，依法為檔案管理提供必要的專用庫房、儀器設(shè)備和足額經(jīng)費(fèi)；將數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。
第六條 省科技廳各處室應(yīng)明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本處室檔案工作，省科技檔案館（以下簡稱“檔案館”）負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案集中統(tǒng)一管理。
第二章 省科技檔案館基本任務(wù)
第七條 省科技檔案館的基本任務(wù)是：
（一）貫徹執(zhí)行國家和省有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、方針政策，綜合規(guī)劃全廳檔案工作。
?。ǘM訂省科技廳檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)。
?。ㄈ┴?fù)責(zé)收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管省級科技計(jì)劃項(xiàng)目、科技成果等科技業(yè)務(wù)檔案和廳機(jī)關(guān)文書、財(cái)會、基建、聲像、圖片等各類檔案及有關(guān)資料。
?。ㄋ模┚幹茩n案檢索工具，開展重要科技文件匯編、科技工作年報(bào)、各種專題目錄、全宗指南、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等編研工作，開發(fā)檔案信息資源。
（五）負(fù)責(zé)建設(shè)完善省科技廳數(shù)字檔案館，組織開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工和電子文件歸檔工作。
?。╅_展檔案的開放和利用工作。
?。ㄆ撸┙M織開展省科技廳系統(tǒng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
?。ò耍├脵n案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能。
?。ň牛┴?fù)責(zé)接收管理省科技廳機(jī)關(guān)撤銷單位的全部檔案。
?。ㄊκ】萍紡d所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
?。ㄊ唬┏袚?dān)省科技廳、省檔案局交辦的其他工作。
第三章 文件材料的形成和歸檔
第八條 省科技廳機(jī)關(guān)在各項(xiàng)重要工作活動中形成的具有憑證、查考、保存價值的各門類和載體的文書材料和科研材料（包括收發(fā)文電及未經(jīng)收發(fā)登記的各種文件材料），均應(yīng)由承辦部門在規(guī)定時間交檔案館集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第九條 歸檔范圍
?。ㄒ唬┦】萍紡d組織或委托組織的登記、鑒定以及獲獎的省級以上科技成果檔案。
?。ǘ┦】萍紡d或科技部立項(xiàng)，由省財(cái)政資金撥款支持的各類科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案。
（三）省科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）呈交的科技報(bào)告，包括：項(xiàng)目（課題）年度報(bào)告、中期報(bào)告及驗(yàn)收（結(jié)題）報(bào)告；項(xiàng)目（課題）實(shí)施過程中產(chǎn)生的實(shí)驗(yàn)（試驗(yàn)）報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、工程報(bào)告、測試報(bào)告、評估報(bào)告等蘊(yùn)含科研活動細(xì)節(jié)及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的報(bào)告。
?。ㄋ模┍臼∩暾埐⒔?jīng)中國專利局公告或授權(quán)的專利技術(shù)檔案。
?。ㄎ澹┥霞墮C(jī)關(guān)有關(guān)科技方針政策、重大科技舉措、重要科技會議、重大科技活動等形成的文件材料，以及省科技廳在黨務(wù)、政務(wù)工作中形成的文書、會計(jì)、基建、聲像檔案。
（六）本省獲國家級科技獎勵，以及本省參加國家重要科技會議、重大科技活動、實(shí)施國家科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）等形成的具有保存價值的文書、聲像檔案。
?。ㄆ撸┍臼。òㄖ醒腭v皖單位、外籍華人以及中國籍的外國人）優(yōu)秀科技專家科研活動、生平材料。
?。ò耍┢渌卮罂萍紝ｎ}和重要科技活動的系列檔案。
第十條 歸檔內(nèi)容
各門類檔案歸檔依據(jù)國家、省有關(guān)規(guī)定，由檔案館會同檔案產(chǎn)生部門確定具體歸檔文件材料內(nèi)容。
第十一條 歸檔時間
根據(jù)科技項(xiàng)目的進(jìn)度和科技管理工作實(shí)際，可分為隨時歸檔和定期歸檔兩種。
?。ㄒ唬╇S時歸檔
1、科技成果獎勵檔案歸檔時間：在項(xiàng)目完成評審后3個月內(nèi)由項(xiàng)目評獎部門移交給檔案館。
2、省科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）呈交的科技報(bào)告以及財(cái)會、聲像等檔案歸檔時間：根據(jù)相關(guān)處室（單位）要求，不定時移交給檔案館。
（二）定期歸檔
1、省科技廳組織或委托組織鑒定的科研項(xiàng)目檔案、成果登記檔案歸檔時間：科研項(xiàng)目鑒定和成果登記工作結(jié)束后的次年初，由負(fù)責(zé)項(xiàng)目鑒定和成果登記的部門按年度移交給檔案館。
2、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案歸檔時間：每年1月中旬，檔案館主動協(xié)助機(jī)關(guān)各職能處室，清理和匯總上年已驗(yàn)收項(xiàng)目檔案，并于1月底完成上年度歸檔計(jì)劃項(xiàng)目檔案的移交工作。
3、文書檔案歸檔時間：省科技廳每年形成的文書檔案，于次年一季度移交檔案館。
4.基本建設(shè)類文件應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前歸檔。
5.會計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會計(jì)年度終了后由會計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案館移交。
（三）特殊載體文件歸檔時間
1.聲像、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。
2.電子文件邏輯歸檔宜定時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。
第十二條 歸檔要求
?。ㄒ唬┦】萍紡d實(shí)行檔案材料形成單位（部門）、課題組立卷的歸檔制度。各部門兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件收集齊全后向檔案館移交。
?。ǘw檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存。
?。ㄈw檔的文件應(yīng)為原件。
?。ㄋ模┓羌堎|(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
?。ㄎ澹┮平粴w檔必須辦理檔案移交手續(xù)，填寫檔案移交清冊表，經(jīng)移交、接收雙方確認(rèn)無誤后，方可歸檔。
第四章 檔案的整理與保管
第十三條 檔案館負(fù)責(zé)對歸檔的各類檔案進(jìn)行規(guī)范整理，保留一套完整的紙質(zhì)檔案，同時編制目錄、簡介、文摘等各種檢索工具，組織開展數(shù)字化加工，分門別類建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于及時查詢、統(tǒng)計(jì)和利用。
第十四條 檔案按全宗進(jìn)行分類、組卷、排列和編目。
第十五條 接收進(jìn)館的檔案，應(yīng)按照其內(nèi)容和載體的不同制定分類方案。分類保持前后一致，不能隨意變動。
第十六條 省科技廳機(jī)關(guān)文書檔案采用“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限”的分類方法。科技檔案一般按“年度-專題（計(jì)劃）-項(xiàng)目”的分類方法，以保持其內(nèi)在聯(lián)系。
第十七條 代字應(yīng)統(tǒng)一使用漢字或漢語拼音字母，代號統(tǒng)一使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第十八條 底圖、藍(lán)圖和文字材料的編號應(yīng)統(tǒng)一。
第十九條 全宗內(nèi)的案卷目錄，應(yīng)按時間順序排列并編號，檢索工具集中專柜保存，并在檔案庫房內(nèi)繪制案卷存放示意圖表。
第二十條 檔案庫房管理，必須做到防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防高溫、防塵，并進(jìn)行定期（每年1-2次）檢查核對；非檔案館工作人員未經(jīng)許可不得隨意進(jìn)入檔案庫房。
第五章 檔案的利用與保密
第二十一條 省科技廳機(jī)關(guān)各處室（單位）需要利用本部門檔案材料，可直接到檔案館辦理調(diào)檔手續(xù)；若需利用其它部門檔案，須經(jīng)立卷單位書面同意后方可查閱。
第二十二條 省科技廳以外單位和個人利用檔案，必須持所在單位介紹信及省科技廳機(jī)關(guān)有關(guān)部門的介紹函件（注明利用目的和內(nèi)容），其中涉密檔案還須廳負(fù)責(zé)人審批后方可調(diào)閱。廳外單位人員一般不得借出檔案，需要復(fù)印卷內(nèi)文件時，檔案館視內(nèi)容密級遵循相關(guān)規(guī)定處理。
第二十三條 查閱檔案一般在檔案館內(nèi)進(jìn)行，需借出的案卷原則應(yīng)于當(dāng)日歸還。
第二十四條 凡來檔案館調(diào)閱檔案者，均須按規(guī)定辦理利用手續(xù)，并填寫《借閱檔案登記表》，利用完畢后，由利用者如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》，并及時反饋檔案館。
第二十五條 檔案利用者應(yīng)確保檔案的安全、保密和完整，不得轉(zhuǎn)借、勾畫、涂改、拆散、抽換和擅自復(fù)制。如需復(fù)制、摘錄，須辦理批準(zhǔn)手續(xù)。
第六章 檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定
第二十六條 應(yīng)及時、準(zhǔn)確地對檔案的接收、移出、保管、利用、銷毀以及檔案設(shè)備等方面的情況進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)，并編制統(tǒng)計(jì)年報(bào)，定期匯總上報(bào)省檔案局。
第二十七條 檔案鑒定應(yīng)成立鑒定小組，鑒定小組在省科技廳分管負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案館和有關(guān)業(yè)務(wù)處室（單位）共同組成。
第二十八條 定期做好檔案鑒定工作，檔案鑒定根據(jù)本單位檔案保管期限表和有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行。鑒定內(nèi)容一般應(yīng)包括：是否有保存價值；是否需要調(diào)整保管年限；是否需要調(diào)整檔案密級。
第二十九條 對超過保管期限的檔案，由檔案鑒定小組提出存毀意見。
第三十條 銷毀檔案應(yīng)登記造冊，報(bào)省科技廳負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由兩人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字，并注明年、月、日。銷毀清單應(yīng)立卷歸檔，永久保存。
未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。
第七章 附 則
第三十一條 一旦因人為因素，出現(xiàn)檔案丟失、損毀和泄密等情形，將視情節(jié)輕重依《檔案法》、《保密法》相關(guān)規(guī)定及《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（監(jiān)察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局令第30號，2013年2月22日公布）予以處理。
第三十二條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
