發(fā)文機(jī)關(guān)國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局
發(fā)文日期2016年12月21日
時效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號安監(jiān)總廳〔2016〕134號
施行日期2017年01月01日
效力級別部門規(guī)范性文件
各省、自治區(qū)、直轄市及新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局，各省級煤礦安全監(jiān)察局：
為貫徹落實中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》精神，規(guī)范音像電子文件歸檔和管理工作，國家安全監(jiān)管總局制定了《安全生產(chǎn)監(jiān)管監(jiān)察部門音像電子文件歸檔管理規(guī)定》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
國家安全監(jiān)管總局辦公廳
2016年12月21日
安全生產(chǎn)監(jiān)管監(jiān)察部門音像電子文件歸檔管理規(guī)定
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)各級安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門、煤礦安全監(jiān)察機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱安全生產(chǎn)監(jiān)管監(jiān)察部門）音像電子文件的歸檔管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999），制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所指音像電子文件由能夠反映有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)管監(jiān)察部門工作的數(shù)碼照片、數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像文件組成，是指使用數(shù)字設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件、數(shù)字音頻文件和數(shù)字視頻文件，包括經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)照片、模擬聲音信號（如錄音帶）、模擬影像信號（如錄像帶）所形成的電子文件。
第三條 本規(guī)定所指音像電子檔案是指具有查考和利用價值并歸檔保存的音像電子文件，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。
第四條 音像電子檔案實行集中統(tǒng)一管理。拍攝者或承辦單位負(fù)責(zé)對音像電子文件及時整理，并著錄詳細(xì)說明信息，檔案部門對整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，負(fù)責(zé)音像電子檔案的接收、保管、統(tǒng)計和提供利用。
第二章 歸檔
第五條 歸檔范圍。
（一）記錄本單位的重大活動、重要會議、重要工程。
（二）記錄本單位組織或參與處置重大事件、搶險救援活動，包括自然災(zāi)害、事故、突發(fā)事件。
（三）記錄本單位法制建設(shè)、安全執(zhí)法、隱患治理、行政許可、專項整治、督查督辦、安全宣教等工作的過程及成果。
（四）記錄本單位勞動模范、先進(jìn)人物及其典型活動。
（五）本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的證件照片。
（六）記錄上級領(lǐng)導(dǎo)和著名人物前來本單位檢查、視察工作或參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動。
（七）其他具有保存價值的音像類電子文件。
第六條 歸檔要求。
（一）歸檔的音像電子文件應(yīng)齊全、完整，記錄客觀、系統(tǒng)，主題明確、畫面完整、音像清晰。
（二）數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，未經(jīng)過裁剪、修飾等操作。對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片作為一組歸檔，反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。
（三）以活動中直接形成的數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像文件為素材，遵循活動時序與客觀事實編輯制作的電子文件也應(yīng)收集歸檔。
（四）音像電子文件應(yīng)以通用或長期保存格式歸檔。數(shù)碼照片為JPEG、TIFF或RAW格式，數(shù)碼錄音文件為WAV、MP3格式，數(shù)碼錄像文件為MPEG、AVI格式。
（五）音像電子文件歸檔時，應(yīng)參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）由移交人員和檔案部門共同進(jìn)行電子文件真實性、完整性、可用性以及病毒感染的鑒定和檢測，并辦理移交。重大活動有宣傳報道的，應(yīng)將與拍攝內(nèi)容相關(guān)的宣傳報道材料電子版一并歸檔。
第七條 音像電子文件在拍攝或轉(zhuǎn)換完成后，應(yīng)及時整理和歸檔，最遲不超過次年3月底。
各單位應(yīng)不定期開展檔案征集活動，收集與本單位及所屬機(jī)構(gòu)有關(guān)的、反映安全生產(chǎn)監(jiān)管監(jiān)察工作的音像電子文件。
第三章 整理和著錄
第八條 音像電子檔案的保管期限定為永久。
第九條 音像電子檔案分為數(shù)碼照片、數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像三類，其分類代碼分別為ZP、LY、LX。
第十條 音像電子檔案應(yīng)按照檔號命名規(guī)則在存儲器中逐級建立并命名文件夾。
第十一條 數(shù)碼照片文件的整理。
（一）數(shù)碼照片以照片組為單位進(jìn)行整理，同一會議、活動、項目或反映同一問題、事由的若干張數(shù)碼照片組成一個照片組。
（二）數(shù)碼照片文件以檔號命名。檔號由檔案室代號（或全宗號）、分類代碼、年度、照片組號、張?zhí)柦M成。
檔案室代號：總局檔案館分配給各立檔單位的代號，由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。
全宗號:地方檔案館分配給各立檔單位的代號。
照片組號：同一年度內(nèi)的照片組號按形成時間順序從“1”開始順序編號，為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足4位的在前補(bǔ)“0”。
張?zhí)枺和徽掌M號內(nèi)數(shù)碼照片按形成時間順序從“1”開始順序編號，為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足4位的在前補(bǔ)“0”。
（三）數(shù)碼照片檔案按分類、年度、照片組逐級分層次建立并命名文件夾。即在“數(shù)碼照片”文件夾下按不同年度建立并以年度命名文件夾，同一年度文件夾內(nèi)按不同組號分別建立和命名文件夾，也可以該組號加題名命名，組號與題名之間加兩個空格。
（四）與一組照片內(nèi)容相關(guān)的宣傳報道材料電子版存儲為txt格式，以報道標(biāo)題加存儲格式命名，存儲在末級文件夾下。
示例：2009年檔案室代號為2110的單位拍攝的××省安全生產(chǎn)工作會議數(shù)碼照片為2009年第1組，共有10張，存儲格式為JPEG，該組第10張照片的文件名應(yīng)為：2110-ZP-2009-0001-0010.jpeg，宣傳報道材料文件名為：2009年××省安全生產(chǎn)工作會議召開.txt。存放路徑為：
盤符：\音像電子檔案\數(shù)碼照片\2009\0001\
或盤符：\音像電子檔案\數(shù)碼照片\2009\0001 2009年××省安全生產(chǎn)工作會議\
第十二條 數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像文件的整理。
（一）數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像文件以自然件為單位整理，以檔號命名，按形成時間順序排列。其檔號由檔案室代號（或全宗號）、分類代碼、年度、件號組成。同一年度內(nèi)件號從“1”開始順序編號，為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足4位的在前補(bǔ)“0”。
（二）數(shù)碼錄音、數(shù)碼錄像檔案按分類、年度、件號逐級分層次建立并命名文件夾。以件號命名文件夾，可以加題名，件號與題名之間加兩個空格。
（三）與一件數(shù)碼錄音、錄像檔案內(nèi)容相關(guān)的宣傳報道材料電子版為txt格式，以報道標(biāo)題加存儲格式命名，存儲在末級文件夾下。
示例：2010年檔案室代號為2110的單位錄制了1組關(guān)于安全生產(chǎn)檢查活動視頻，是2010年第3個視頻文件，視頻文件格式為AVI，文件名應(yīng)為：2110-LX-2010-0003.avi,宣傳報道材料文件名為：××省深入開展安全生產(chǎn)大檢查活動.txt。存放路徑為:
盤符：\音像電子檔案\數(shù)碼錄像\2010\0003\
或盤符：\音像電子檔案\數(shù)碼錄像\2010\0003 ××省2010年8月安全生產(chǎn)檢查\
第十三條 音像電子文件整理過程中應(yīng)采取有效的病毒防護(hù)措施，免受計算機(jī)病毒的感染。
第十四條 音像電子檔案著錄應(yīng)真實、完整、詳細(xì)，便于檢索。題名和文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用時間、地點、人物、事由、背景等要素。數(shù)碼照片檔案和數(shù)碼錄音、錄像檔案著錄項目及說明見附件1、附件2。
第四章 存儲、保管和利用
第十五條 音像電子檔案可分別存儲在計算機(jī)硬盤、一次寫光盤和專用移動硬盤上。
第十六條 光盤應(yīng)采用單片光盤硬盒豎立存放，盒內(nèi)附有標(biāo)識。不得直接在盤面上粘貼標(biāo)記。檔案光盤標(biāo)識見附件3。
第十七條 存放環(huán)境要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在17-20℃，相對濕度應(yīng)控制在35%-45%。
第十八條 對存儲音像電子檔案的光盤、移動硬盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。
第十九條 對存儲在光盤、移動硬盤上的音像電子檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留時間不少于4年。
第二十條 音像電子檔案的利用按各單位檔案利用借閱制度進(jìn)行，利用時應(yīng)確保檔案信息安全。
第五章 附則
第二十一條 本規(guī)定由國家安全監(jiān)管總局檔案館負(fù)責(zé)解釋。
第二十二條 本規(guī)定自2017年1月1日起施行。
附件：1.數(shù)碼照片檔案著錄項目及說明
2.數(shù)碼錄音、錄像檔案著錄項目及說明
3.檔案光盤標(biāo)識及說明
附件1
數(shù)碼照片檔案著錄項目及說明
數(shù)碼照片檔案的著錄字段至少應(yīng)包括檔案室代號（或全宗號）、分類代碼、年度、照片組號、張?zhí)?、組題名、文字說明、張數(shù)、攝影者、時間、保管期限、光盤號、部門、參見號、備注等，檔案室代號（或全宗號）、分類代碼、年度、照片組號、張?zhí)栆部刹环謩e著錄，直接著錄為檔號。
1.年度：形成年度，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
2.組題名：本組照片所共同反映的主要內(nèi)容。
3.文字說明：組內(nèi)每張照片所反映的主要內(nèi)容，包括人物（姓名、單位、職務(wù)、照片中所處位置）、地點、事由等。
4.張數(shù)：一個照片組內(nèi)數(shù)碼照片的數(shù)量。
5.攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。
6.時間：數(shù)碼照片拍攝的日期，采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字，如：2012年12月1日著錄輸入20121201。
7.光盤號：指存儲數(shù)碼照片檔案信息的光盤序號。
8.部門：歸檔部門，采用部門全稱或規(guī)范化簡稱，并保持一致和穩(wěn)定。
9.參見號：與本組照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。
10.備注：其他需要說明的情況。如有相關(guān)宣傳報道材料的，可在備注中記錄報道標(biāo)題。
附件2
數(shù)碼錄音、錄像檔案著錄項目及說明
數(shù)碼錄音、錄像檔案的著錄字段至少應(yīng)包括檔案室代號（或全宗號）、分類代碼、年度、件號、題名、攝錄時間、持續(xù)時間、攝錄者、保管期限、光盤號、部門、參見號、備注等。檔案室代號（或全宗號）、分類代碼、年度、件號也可直接著錄為檔號。
1.題名：反映數(shù)碼錄音、錄像檔案的主要內(nèi)容，包括時間、地點、人物、事由、背景等要素，如涉及多位重要人物出席或講話的活動，應(yīng)標(biāo)注出文件中涉及的全部人物姓名、單位和職務(wù)。
2.攝錄時間：錄音、錄像文件錄制日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。
3.持續(xù)時間：一個文件的拍攝時長，以分鐘為計量單位。
4.部門：歸檔部門，采用部門全稱或規(guī)范化簡稱，并保持相對一致和穩(wěn)定。
5.參見號：與本件音像電子檔案有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。
6.備注：其他需要說明的情況。如有相關(guān)宣傳報道材料的，可在備注中記錄報道標(biāo)題。
附件3
檔案光盤標(biāo)識及說明
檔案光盤標(biāo)識
1.光盤號：存儲音像電子檔案信息的光盤序號，可以在同一年度下排列流水號，也可以跨年度排列流水號。由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，不足4位的在前補(bǔ)數(shù)0”。
2.年度：光盤內(nèi)音像電子檔案的形成年度，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。不同年度、不同類型的音像電子檔案應(yīng)分別存儲在不同光盤內(nèi)。
3.光盤內(nèi)容：光盤內(nèi)檔案信息內(nèi)容的簡要說明，標(biāo)明光盤存儲內(nèi)容所對應(yīng)的起止照片組號或件號。
4.分類代碼：光盤內(nèi)存儲內(nèi)容的分類：ZP、LY、LX。
5.容量：光盤內(nèi)存儲數(shù)據(jù)的容量，如：4.2G。
6.件（張）數(shù)：光盤內(nèi)存儲的數(shù)碼錄音、錄像檔案的件數(shù)或數(shù)碼照片的張數(shù)。
7.保管期限：光盤內(nèi)檔案的保管期限，統(tǒng)一填寫為：永久。
8.制作單位：制作光盤內(nèi)容的承辦單位名稱。
9.制作日期：制作光盤的年、月、日，采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字。
