發(fā)文機(jī)關(guān)國(guó)家檔案局,司法部
發(fā)文日期1994年01月03日
時(shí)效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號(hào)司發(fā)〔1994〕002號(hào)
施行日期1994年01月03日
效力級(jí)別部門規(guī)章
（司發(fā)[1994]002號(hào) 1994年1月3日）
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)對(duì)罪犯、勞教人員檔案的管理，準(zhǔn)確地執(zhí)行刑罰和法規(guī)，做好監(jiān)管改造和思想教育工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)改造條例》和《勞動(dòng)教養(yǎng)試行辦法》，制定本規(guī)定。
第二條 罪犯、勞教人員檔案是監(jiān)獄、勞教所執(zhí)行刑罰和執(zhí)行勞動(dòng)教養(yǎng)的法律文書，是罪犯在監(jiān)管改造期間和勞教人員在勞動(dòng)教養(yǎng)期間形成的考核、獎(jiǎng)懲、年終鑒定、出監(jiān)（所）鑒定等具有保存價(jià)值的執(zhí)法文書。
罪犯、勞教人員檔案是國(guó)家檔案的組成部分，做好罪犯、勞教人員檔案管理工作是監(jiān)獄、勞教所和主管部門的重要任務(wù)。
第三條 罪犯、勞教人員檔案管理工作受省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）、勞改局、勞教局（處）領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的監(jiān)督、指導(dǎo)，并接受同級(jí)檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。
第四條 各省、自治區(qū)、直轄市勞改局、勞教局（處）和監(jiān)獄、勞教所均應(yīng)設(shè)立檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策，熱愛檔案工作，忠于職守，具有高中以上文化程度和檔案專業(yè)知識(shí)，并保持相對(duì)穩(wěn)定。檔案管理人員參加檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘。
第二章 立卷歸檔
第五條 罪犯和勞教人員在服刑和勞動(dòng)教養(yǎng)期間應(yīng)建立單人檔案；分正、副卷。
（一）罪犯（含少年犯）檔案分別是：
正卷：罪犯的刑事判決書、執(zhí)行通知書、結(jié)案登記表、加減刑判決書裁定書、入監(jiān)登記表、照片（含底片）、監(jiān)內(nèi)鑒定等材料。
副卷：罪犯的有關(guān)刑事判決等法律文書的原件或復(fù)印件，獎(jiǎng)懲考核材料，年終鑒定及不歸入正卷的經(jīng)過(guò)查實(shí)的材料和正在承辦過(guò)程中的有關(guān)材料。
（二）在所勞教人員（含少年教養(yǎng)）檔案分別是：
正卷：勞動(dòng)教養(yǎng)決定書、執(zhí)行通知書、減期延期和撤銷勞動(dòng)教養(yǎng)決定書等法律文書，入所登記表（含照片、底片、指紋），死亡和出所鑒定等材料。
副卷：勞動(dòng)教養(yǎng)所外執(zhí)行和所外就醫(yī)呈批表，獎(jiǎng)懲、考核、評(píng)比、總結(jié)、鑒定、坦白檢舉等材料。
第六條 罪犯、勞教人員釋放、解教、死亡和撤銷勞動(dòng)教養(yǎng)之后，其檔案應(yīng)進(jìn)行整理，正副卷合并，每個(gè)人的檔案組成一卷或數(shù)卷。其檔案材料排列順序如下：
（一）罪犯（含少年犯）檔案：
1、刑事判決書、執(zhí)行通知書、結(jié)案登記表；
2、入監(jiān)登記表、健康檢查表；
3、罪犯的歷史、自傳材料和本人重要的反省材料；
4、對(duì)罪犯改造表現(xiàn)的考核、獎(jiǎng)懲材料，他人對(duì)罪犯的檢舉揭發(fā)并經(jīng)過(guò)查證屬實(shí)的材料，罪犯年終鑒定表，文化程度技術(shù)等級(jí)證明材料；
5、罪犯逃跑、行兇、破壞情況及處理結(jié)果等材料；
6、罪犯正常死亡、工傷情況材料和醫(yī)院醫(yī)療鑒定結(jié)論等，罪犯非正常死亡的勘驗(yàn)材料；
7、對(duì)罪犯提出加減刑的呈批材料；
8、法院的加刑判決書，減刑、假釋裁定書；
9、罪犯刑滿釋放、假釋、保外就醫(yī)、監(jiān)外執(zhí)行材料；
10、罪犯出監(jiān)鑒定表，罪犯釋放證明書存根；
11、罪犯的照片、底片、指紋；
12、有保存價(jià)值的其他材料
（二）勞教人員（含少年教養(yǎng)）檔案：
1、勞動(dòng)教養(yǎng)決定書、勞動(dòng)教養(yǎng)通知書、呈批表及勞動(dòng)教養(yǎng)綜合結(jié)案材料；
2、勞教人員登記表，健康檢查表；
3、勞教人員照片、底片、指紋；
4、勞教人員考核、獎(jiǎng)懲材料，年終鑒定表，文化程度、技術(shù)等級(jí)證明材料；
5、勞教人員工傷事故處理情況、傷殘證明材料；
6、重要問(wèn)題的反省檢查及坦白檢舉材料；
7、勞教人員逃跑、行兇、破壞、犯罪情況及處理結(jié)果材料；
8、延長(zhǎng)、減少勞教期限的審批材料；
9、人民法院行政訴訟裁定、判決書；
10、勞教人員所外執(zhí)行、所外就醫(yī)、試工、試農(nóng)、試學(xué)的審批材料；
11、勞教人員死亡情況及鑒定結(jié)論；
12、解除勞教審批表、證明書、出所鑒定表；
13、其他有保存價(jià)值的材料。
第七條 罪犯和勞教人員釋放、解教、死亡后，其檔案應(yīng)由獄政處（科）或管理科整理立卷，于次年第二季度前向檔案部門歸檔。
第八條 罪犯、勞教人員檔案卷內(nèi)有文字的材料右上角（背面左上角）編頁(yè)號(hào)，案卷左側(cè)三孔一線裝訂。
第三章 檔案保管期限
第九條 罪犯、勞教人員檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。短期為二十年以下（含二十年），長(zhǎng)期為二十一年至五十年，五十一年以上為永久。
檔案的保管期限應(yīng)從罪犯、勞教人員釋放、解教、死亡的當(dāng)年算起。
第十條 永久、長(zhǎng)期、短期檔案的范圍；
（一）永久保存的檔案：
1、反革命罪犯、原職務(wù)相當(dāng)于縣（團(tuán)）級(jí)以上干部的罪犯、重要知名人士（原省、自治區(qū)、直轄市以上人大代表、政協(xié)委員、勞動(dòng)模范及各行業(yè)知名人士）罪犯的檔案材料；
2、大案、要案的主犯和判處死緩、無(wú)期、有期徒刑十五年以上（含十五年）刑事犯的檔案材料；
3、與反革命案件有關(guān)的在全國(guó)有重大政治影響的、原職務(wù)相當(dāng)于縣（團(tuán)）級(jí)以上干部及重要知名人士勞教人員的檔案材料；
4、判決書、決定書、出監(jiān)（所）鑒定表、釋放解教證明書存根，罪犯、勞教人員卡片，檔案銷毀報(bào)告、審批意見書、銷毀清冊(cè)（單）；
5、其他應(yīng)永久保存的罪犯、勞教人員檔案材料。
（二）長(zhǎng)期保存的檔案：
1、判處有期徒刑十四年以下（含十四年）五年以上（含五年）的其他刑事犯的檔案材料。
2、在省、自治區(qū)、直轄市內(nèi)有重大政治影響的勞教人員檔案材料；
3、其他應(yīng)長(zhǎng)期保存的檔案材料。
（三）短期保存的檔案：
1、一般刑事犯判處有期徒刑不滿五年的罪犯檔案材料；
2、過(guò)失犯罪的罪犯檔案材料；
3、一般勞教人員的檔案材料；
4、其他應(yīng)短期保存的檔案材料。
第四章 檔案管理
第十一條 罪犯、勞教人員釋放、解教和死亡后，其檔案由省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）勞改局、勞教局及所屬監(jiān)獄、勞教所分級(jí)集中統(tǒng)一管理，不得分散或隨意轉(zhuǎn)移。
（一）省勞改局檔案部門負(fù)責(zé)管理省、自治區(qū)、直轄市的知密犯、重要的反革命犯和重要知名人士的罪犯檔案及已撤銷的監(jiān)獄的罪犯檔案。
省勞教局檔案部門負(fù)責(zé)管理省、自治區(qū)、直轄市的與反革命案件有關(guān)的在全國(guó)有重大政治影響的、原職務(wù)相當(dāng)于縣（團(tuán)）級(jí)以上干部及重要知名人士的勞教人員檔案。
（二）其余罪犯和勞教人員檔案由所在監(jiān)獄、勞教所檔案部門集中管理。
（三）已將所有釋放、死亡的罪犯檔案集中到省、自治區(qū)直轄市勞改局管理的單位仍維持現(xiàn)狀，所屬監(jiān)獄只管在押犯檔案。
第十二條 在押犯和所在勞教人員的檔案管理：
（一）屬省勞改局管理的罪犯檔案，罪犯在押期間，正卷由勞改局獄政處管理，副卷由所在的監(jiān)獄管理。
（二）其余在押犯和全部在所勞教人員的檔案正卷由所在監(jiān)獄、勞教所的獄政科、管理科管理，副卷由所在的監(jiān)獄、勞教所的大、中隊(duì)管理。
第十三條 罪犯和勞教人員調(diào)動(dòng)、保外就醫(yī)、監(jiān)（所）外執(zhí)行時(shí)，其單人檔案管理：
（一）罪犯和勞教人員調(diào)往其他監(jiān)獄、勞教所時(shí)，檔案應(yīng)隨人移交接收單位。移交前對(duì)檔案應(yīng)詳細(xì)核對(duì)并逐卷登記造冊(cè)（一式三份），雙方辦理交換手續(xù)，各存一份，報(bào)省級(jí)主管部門一份。
（二）保外就醫(yī)、監(jiān)外執(zhí)行、假釋、刑滿釋放后仍需執(zhí)行附加剝奪政治權(quán)利的罪犯單人檔案，按以下情況分別處理。
1、家住本省、自治區(qū)、直轄市的，其檔案不得外轉(zhuǎn)；
在辦理出監(jiān)手續(xù)的同時(shí)，將原判法律文書（或抄件、復(fù)印件）、執(zhí)行通知書（或抄件、復(fù)印件），出監(jiān)鑒定表，一并及時(shí)送交執(zhí)行地公安機(jī)關(guān)和人民檢察院。
2、家住外省、自治區(qū)、直轄市的，按調(diào)犯處理，其全部檔案材料由原刑罰執(zhí)行地勞改局移交給家屬所在地的省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）勞改局指定的監(jiān)獄，作為該單位的在押犯檔案管理。
3、勞教人員所外就醫(yī)和所外執(zhí)行時(shí)，其單人檔案不得外轉(zhuǎn)。
第十四條 罪犯釋放時(shí)，監(jiān)獄、少年犯管教所應(yīng)給當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)一份判決書（或抄件、復(fù)印件）和出監(jiān)鑒定表。
罪犯釋放和勞教人員解教時(shí)，檔案不得外轉(zhuǎn)。
第十五條 罪犯、勞教人員檔案按保管期限分年度排列，十年為一斷號(hào)。
第五章 檔案的借閱和統(tǒng)計(jì)
第十六條 外調(diào)人員要查閱罪犯和勞教人員檔案時(shí)，必須持縣（團(tuán)）級(jí)以上機(jī)關(guān)的介紹信，辦理借閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾劃、批注檔案材料，以保持檔案的整潔完好。
第十七條 歸還檔案時(shí)要當(dāng)面清查，如發(fā)現(xiàn)損壞的情況，應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任，認(rèn)真處理。閱卷人摘抄的材料，經(jīng)檔案人員核對(duì)無(wú)誤后，可簽署意見，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，加蓋公章。
第十八條 罪犯和勞教人員檔案，原則上不外借。如有特殊情況需要外借的，需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出時(shí)要點(diǎn)交清楚，辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。電話、信函查檔，不予辦理。
第十九條 檔案人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案安全。
第二十條 罪犯、勞教人員檔案管理部門應(yīng)編制檢索工具和資料，以方便利用，提高效率。有條件的可利用微機(jī)檢索。
第二十一條 建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)罪犯和勞教人員檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并每年向省級(jí)勞改局、勞教局檔案部門報(bào)送檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表，進(jìn)行必要的統(tǒng)計(jì)分析。
第六章 檔案的保護(hù)和防護(hù)
第二十二條 省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）勞改局、勞教局和監(jiān)獄、勞教所的檔案部門應(yīng)設(shè)立專門檔案庫(kù)房，配備金屬檔案柜；檔案庫(kù)、辦公室、閱卷室應(yīng)分開設(shè)置。
第二十三條 檔案庫(kù)應(yīng)堅(jiān)固耐用，做到防火、防盜、防潮、防高溫、防蛀、防光、防塵；檔案庫(kù)房不得存放與檔案無(wú)關(guān)的物品。嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)存放食品、雜物和槍枝彈藥，嚴(yán)禁在庫(kù)房周圍存放易燃易爆物品。
第二十四條 庫(kù)房設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫(kù)房?jī)?nèi)的清潔，庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃－24℃，相對(duì)濕度在45％－60％。
第二十五條 要不斷地研究和改進(jìn)檔案保管方法和保管技術(shù)，添置必要的現(xiàn)代化設(shè)備，如溫濕度計(jì)、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、復(fù)印機(jī)、電子計(jì)算機(jī)等，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
第二十六條 檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，對(duì)于破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時(shí)采取防治措施，并進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
第二十七條 檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前做好檔案移交工作，辦好交接手續(xù)。
第七章 檔案的鑒定銷毀和移交
第二十八條 罪犯和勞教人員檔案管理部門應(yīng)組織由辦公室、獄政處（科）或管理科、檔案人員組成鑒定小組，定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。
第二十九條 銷毀的檔案應(yīng)將其中的判決書、決定書、出監(jiān)（所）鑒定表、釋放、解教證明書存根和罪犯、勞教人員卡片留下，并按年立卷永久保存。其余材料逐卷登記造冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)書面審批后，在符合保密條件下，由二人監(jiān)銷，并報(bào)上級(jí)主管單位檔案部門備案。
第三十條 對(duì)冤假錯(cuò)案人員在勞改、勞教期間形成的材料，應(yīng)根據(jù)中央的有關(guān)規(guī)定分別處理：
1、刑事判決書、執(zhí)行通知書、勞動(dòng)教養(yǎng)決定書、通知書、平反裁定書、決定書等法律文件，應(yīng)立卷歸檔，送交省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）勞改局、勞教局保存；
2、其他材料清理登記，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，一律銷毀，銷毀清冊(cè)應(yīng)存入本人檔案。
第三十一條 根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案。
第八章 卡片管理
第三十二條 罪犯、勞教人員卡片是罪犯、勞教人員檔案和監(jiān)（所）獄政、管理工作中不可缺少的一項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，是用于準(zhǔn)確掌握罪犯、勞教人員變動(dòng)情況的工具，是代替表冊(cè)的一種簡(jiǎn)便易查的檔案索引，應(yīng)與檔案同樣管理。
第三十三條 罪犯、勞教人員卡片應(yīng)由省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）勞改局、勞教局規(guī)定式樣、規(guī)格，統(tǒng)一印制。
罪犯、勞教人員卡片分以下三種：
1、罪犯和勞教人員卡片。內(nèi)容包括：姓名、別名、曾用名、性別、出生地及出生年月日、籍貫、家庭住址、民族、文化程度，捕（勞教）前職業(yè)（以上部分簡(jiǎn)稱為捕、教前基本情況），案由（罪、錯(cuò)性質(zhì)），主要罪行（違法事實(shí)）、原判（決定）機(jī)關(guān)、送押機(jī)關(guān)、刑期和勞教期起止日期，刑種、刑期勞教期變動(dòng)情況，勞改、勞教期間執(zhí)行單位的變動(dòng)情況。
2、累犯、貫犯卡片。內(nèi)容包括：除捕前基本情況外，還有歷次犯罪案由，原判機(jī)關(guān)、原判刑期和改造場(chǎng)所等。
3、技術(shù)犯卡片（監(jiān)獄自存）。內(nèi)容包括：除捕前基本情況外，還有歷任技術(shù)職務(wù)，有何著作或發(fā)明創(chuàng)造等。
需要填寫卡片的技術(shù)罪犯是指：原系工程師、農(nóng)藝師、會(huì)計(jì)師、主治醫(yī)師、講師、助理研究員以上或相當(dāng)于上述職稱的人員。
第三十四條 罪犯、勞教人員卡片，可按其姓氏的字音統(tǒng)一采用漢語(yǔ)拼音的音序編排。
第三十五條 罪犯、勞教人員卡片應(yīng)由省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）勞改局、勞教局和監(jiān)獄、勞教所的檔案機(jī)構(gòu)分別管理。罪犯、勞教人員卡片由罪犯、勞教人員所在的監(jiān)獄、勞教所在收押罪犯和接收勞教人員后的一個(gè)月內(nèi)填寫兩份，一份自存，一份報(bào)省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）勞改局、勞教局。
第三十六條 應(yīng)切實(shí)做到人（指在押犯和在所勞教人員）、檔、卡相符，監(jiān)獄、勞教所的檔案人員每半年與基層中隊(duì)進(jìn)行一次核對(duì)。
第三十七條 罪犯、勞教人員在本省、自治區(qū)、直轄市范圍內(nèi)調(diào)動(dòng)時(shí)，調(diào)出單位應(yīng)及時(shí)在卡片上注明調(diào)出日期，并應(yīng)在十日內(nèi)報(bào)省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）勞改局、勞教局。接收單位應(yīng)及時(shí)建立調(diào)犯人員卡。
各省、自治區(qū)、直轄市之間調(diào)動(dòng)罪犯時(shí)，除按上述手續(xù)辦理外，接收單位應(yīng)在十日內(nèi)建立卡片一式兩份，一份自用，一份報(bào)送省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）勞改局。
第九章 附則
第三十八條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，原公安部一九八二年制定的《勞改罪犯檔案、卡片管理辦法（試行）》同時(shí)廢止。
第三十九條 本規(guī)定未盡事項(xiàng)，各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）勞改局、勞教局可根據(jù)本規(guī)定制定補(bǔ)充辦法。
第四十條 本規(guī)定由司法部負(fù)責(zé)解釋。
