發(fā)文機(jī)關(guān)司法部
發(fā)文日期1998年04月23日
時(shí)效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號(hào)[98]司公字005號(hào)
施行日期1998年04月23日
效力級(jí)別部門(mén)規(guī)范性文件
各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）公證管理處，長(zhǎng)安公證處：
自1991年發(fā)往域外使用的公證書(shū)使用公證專用水印紙以來(lái)，有效地抑制了社會(huì)上偽造公證書(shū)的現(xiàn)象，收到了較好效果。但是，也有個(gè)別地方管理不善，發(fā)生了公證專用水印紙被盜、丟失的事件，如河南省新鄭市公證處自1993年11月至1996年4月，先后10次從鄭州市公證處和省公證管理處購(gòu)買(mǎi)7000張公證專用水印紙，有5962張公證專用水印紙去向不明；1997年9月湖南省衡東縣司法局辦公室一干部，在沒(méi)有示出任何證件的情況下，就先后兩次以衡東縣公證處和衡山縣公證處的名義，從省公證管理處騙購(gòu)六箱（30000張）公證專用水印紙，經(jīng)公安機(jī)關(guān)追查，還有13000張公證專用水印紙流散在社會(huì)上。公證專用水印紙的流失，為違法犯罪分子偽造公證書(shū)提供了條件，潛在著巨大的危害，不僅嚴(yán)重干擾了公證機(jī)構(gòu)的正常工作秩序，而且嚴(yán)重影響公證的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。公證司（94）司公字12號(hào)和（97）司公字006號(hào)文對(duì)公證專用水印紙和管理和使用都作了明確規(guī)定，顯然有的地方?jīng)]有嚴(yán)格執(zhí)行。為切實(shí)加強(qiáng)對(duì)公證專用水印紙的管理，防止類似事件的發(fā)生，特通知如下。
一、 充分提高認(rèn)識(shí)。各級(jí)公證管理部門(mén)和使用公證專用水印紙的公證處要從上面通報(bào)的事例中吸取教訓(xùn)，要充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)公證專用水印紙管理的重要意義，充分認(rèn)識(shí)公證專用水印紙流失可能帶來(lái)的嚴(yán)重后果，充分認(rèn)識(shí)到我們的職責(zé)，要切實(shí)從維護(hù)公證的形象，維護(hù)公證的嚴(yán)肅性，維護(hù)公證權(quán)威的高度，在思想上、制度上、行動(dòng)上切實(shí)加強(qiáng)管理，使之更嚴(yán)密、更科學(xué)，不再流失。
二、 摸清實(shí)際底數(shù)。各省、自治區(qū)、直轄市公證管理處要對(duì)本?。▍^(qū)、市）所購(gòu)買(mǎi)的公證專用水印紙的使用和庫(kù)存等情況，按照附表1所列項(xiàng)目認(rèn)真填寫(xiě)，于5月30日前書(shū)面上報(bào)公證司。
三、 明確管理責(zé)任。各級(jí)公證管理機(jī)關(guān)要有一名行政領(lǐng)導(dǎo)、使用公證專用水印紙的公證處要有一名主任（或副主任）負(fù)責(zé)訂購(gòu)（或申領(lǐng)）、使用發(fā)放、集中銷毀作廢的公證專用水印紙的審批把關(guān)工作；同時(shí)，要設(shè)專人（可兼職）、專柜管理公證專用水印紙，并負(fù)責(zé)登記、保管等具體工作。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，具體保管人員不得發(fā)放公證專用水印紙。每發(fā)放一批公證專用水印紙都應(yīng)有詳細(xì)的記載，如時(shí)間、單位、號(hào)碼、具體承辦人、審批人等。
四、 嚴(yán)格訂購(gòu)程序。各省、自治區(qū)、直轄市所用公證專用水印紙，由省、自治區(qū)、直轄市公證管理處統(tǒng)一向公證司訂購(gòu)。由公證處訂購(gòu)公證專用水印紙要通過(guò)地（州、市）公證管理處（科）向省、自治區(qū)、直轄市公證管理處訂購(gòu)。
訂購(gòu)公證專用水印紙須單位提出書(shū)面申請(qǐng)，發(fā)放單位要予以審查；訂購(gòu)以數(shù)量要與實(shí)際所需數(shù)量大體相當(dāng)；訂購(gòu)款只能通過(guò)銀行匯款或用支票付款，不得直接付現(xiàn)金，收款人與具體保管發(fā)放人員要嚴(yán)格分開(kāi)。
公證專用水印紙不得相互調(diào)劑。公證專用水印紙用完后，可按程序向上級(jí)管理部門(mén)再申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)。
第一批公證專用水印紙從今年六月一日起停止使用，由各省、自治區(qū)、直轄市公證管理處回收，回收情況于7月20日前上報(bào)公證司，具體處理辦法另行通知。
五、 健全報(bào)告制度。各省、自治區(qū)、直轄市公證管理處須將公證專用水印紙的發(fā)放地、數(shù)量、號(hào)碼、時(shí)間、具體保管人員、審批領(lǐng)導(dǎo)姓名等按照附表2進(jìn)行登記。附表1和附表2每半年一次上報(bào)公證司，7月20日前報(bào)上半年情況，次年1月20日前報(bào)下半年情況。
對(duì)在使用中作廢的公證專用水印紙，應(yīng)進(jìn)行造冊(cè)登記，由省、自治區(qū)、直轄市公證管理處集中銷毀，并將號(hào)碼及時(shí)書(shū)面上報(bào)公證司，由公證司再通報(bào)有關(guān)部門(mén)作廢。
如發(fā)現(xiàn)公證專用水印紙被盜、丟失，應(yīng)及時(shí)向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案，同時(shí)要在48小時(shí)內(nèi)書(shū)面報(bào)告公證司，對(duì)責(zé)任人員要作相應(yīng)處理，隱瞞不報(bào)的，要加重處理，對(duì)盜賣(mài)公證專用水印紙的，要交司法機(jī)關(guān)懲處。
對(duì)公證專用水印紙的管理使用情況，公證司將不定期采取適當(dāng)方式通報(bào)。
六、 完善補(bǔ)救措施。公證司將及時(shí)對(duì)各地報(bào)告的被盜、丟失、作廢的公證專用水印紙?zhí)柎a通報(bào)有關(guān)部門(mén)，聲明其作廢，以防止違法犯罪分子利用流失的公證專用水印紙偽造公證書(shū)、嚴(yán)重影響公證聲譽(yù)和權(quán)威的現(xiàn)象再度發(fā)生。
