發(fā)文機(jī)關(guān)司法部
發(fā)文日期1993年04月16日
時(shí)效性現(xiàn)行有效
施行日期1993年04月16日
效力級別部門規(guī)章
（1993年4月16日）
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)司法行政系統(tǒng)的檔案工作，使之有效地為司法行政工作和社會主義建設(shè)事業(yè)服務(wù)，根據(jù)《檔案法》等有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。
第二條 司法行政檔案是指在司法行政工作中形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。司法行政檔案分為文書檔案，專業(yè)檔案（勞改罪犯和勞教人員檔案、公證檔案、律師業(yè)務(wù)檔案、鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)業(yè)務(wù)檔案；財(cái)會檔案、科技檔案、教學(xué)檔案、新聞書稿檔案、基建檔案等）和聲像檔案。
第三條 司法行政檔案是國家檔案的組成部分，是司法行政系統(tǒng)的寶貴財(cái)富，屬黨和國家所有，由各單位檔案部門集中統(tǒng)一管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有。
第四條 檔案工作是一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)，是司法行政建設(shè)和各單位業(yè)務(wù)工作的組成部分，是維護(hù)司法行政系統(tǒng)歷史真實(shí)面貌的重要工作。各級司法行政單位要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。
第二章 檔案機(jī)構(gòu)、人員及職責(zé)
第五條 各級司法行政單位要建立檔案機(jī)構(gòu)。檔案工作要由一名領(lǐng)導(dǎo)分管，辦公室主任或副主任具體負(fù)責(zé)。
第六條 各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）設(shè)立檔案科（室），地（市）、縣司法局設(shè)立檔案室，并配備相應(yīng)的檔案人員。
各省、自治區(qū)、直轄市勞改局、勞教局（處），處級勞改、勞教單位均應(yīng)設(shè)立檔案科（室），配備相應(yīng)的檔案人員。
各公證處和律師事務(wù)所設(shè)立檔案室，配備專職或兼職檔案人員。
部屬各政法院校應(yīng)遵照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（1989年國家教委第六號令）的有關(guān)規(guī)定，設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)，配備檔案人員。
司法部各直屬單位應(yīng)設(shè)立檔案室，配備專職或兼職檔案人員。
第七條 各級司法行政單位的檔案工作受同級和上級司法行政機(jī)關(guān)檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，業(yè)務(wù)上受同級地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。
第八條 檔案人員應(yīng)政治可靠，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，具有高中以上文化水平和一定的檔案專業(yè)知識。檔案管理隊(duì)伍應(yīng)保持相對穩(wěn)定。
第九條 各級司法行政單位檔案部門的主要職責(zé)是：貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策；建立健全本單位及所屬單位的檔案工作規(guī)章制度；負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理和鑒定、銷毀、移交工作；積極開展檔案資料的開發(fā)利用工作；對本單位文書和業(yè)務(wù)部門的立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)；對所屬單位及系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，并對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
第三章 檔案的接收和整理
第十條 司法行政單位要建立、健全本單位所有的各門類檔案的立卷歸檔制度。凡本單位工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像，均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整頓、立卷并按期向檔案管理部門歸檔。
第十一條 檔案管理人員必須按照《檔案法》的規(guī)定及時(shí)接收案卷。接收時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照各類檔案立卷歸檔辦法的要求，檢查案卷質(zhì)量，對符合要求的予以接收，辦理檔案移交手續(xù)。
第十二條 對接收的檔案，按照門類和載體的不同，制定分類方案，各門類檔案分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。分類后按案卷排列順序編制卷號，填寫案卷目錄和檔案收進(jìn)登記表。
接收的檔案，在封面右上角蓋“歸檔”章，密卷在封面左上角蓋密級章（解密、降密后隨時(shí)更改）。
第四章 檔案的保管
第十三條 各單位要根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置相應(yīng)的檔案專用庫房和框架，對本單位各門類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并逐步做到辦公室、閱卷室、庫房三室分開。
第十四條 檔案庫房要堅(jiān)固實(shí)用，符合防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。室內(nèi)要保持清潔、通風(fēng)，不得存放與檔案無關(guān)的物品。
第十五條 各單位根據(jù)規(guī)定和實(shí)際情況。購置檔案裝具、溫濕度計(jì)、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器、復(fù)印機(jī)、收錄機(jī)、電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備，逐步采用先進(jìn)技術(shù)，提高檔案管理水平。
第十六條 隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶、照片、底片等聲像檔案，應(yīng)單獨(dú)妥善存放保管，防止磁化和損壞，并根據(jù)保管期限定期復(fù)制。
第十七條 檔案管理人員應(yīng)繪制案卷存放示意圖。
第十八條 檔案管理人員應(yīng)定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取有效措施，保護(hù)檔案的完整和安全。調(diào)動工作時(shí)應(yīng)認(rèn)真核查檔案，辦理交接手續(xù)。
第十九條 各單位要建立全宗卷，以積累存儲本單位案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。
第五章 檔案的利用和統(tǒng)計(jì)
第二十條 各單位檔案部門要嚴(yán)格遵守檔案借閱制度。借閱檔案時(shí)，必須嚴(yán)格履行審批和登記手續(xù)，并限定借閱期限。
第二十一條 檔案管理人員要熟悉本單位各類檔案的主要內(nèi)容和存放位置，查找檔案要做到準(zhǔn)確迅速。
第二十二條 加強(qiáng)檔案的編研工作，積極開發(fā)利用。除編制必要的檢索工具外，要認(rèn)真編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、文件匯集及各種參考資料。積極主動地開展檔案的利用工作，并及時(shí)編寫檔案利用效果實(shí)例匯編，最大限度地發(fā)揮檔案的社會效益。
第二十三條 利用檔案的單位和人員，要確保檔案的安全，嚴(yán)禁遺失、拆散、剪裁、勾畫、涂改、批注和轉(zhuǎn)借，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意復(fù)制。
第二十四條 保管與利用檔案，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，任何人不得利用工作之便泄露黨和國家秘密。
第二十五條 檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按規(guī)定向檔案行政管理機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。
第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十六條 各單位檔案機(jī)構(gòu)要定期對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，主管領(lǐng)導(dǎo)審核。具體鑒定工作由檔案管理人員和有關(guān)部門的業(yè)務(wù)、技術(shù)人員共同進(jìn)行。經(jīng)鑒定，對仍有保存價(jià)值的案卷，提高保管期限。對確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊，連同鑒定報(bào)告一并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)書面批準(zhǔn)后銷毀。
第二十七條 被批準(zhǔn)銷毀的勞改罪犯和勞教人員檔案應(yīng)將出監(jiān)（所）鑒定表、釋放證明書存根及解教鑒定表、解教證明書存根各留一份，按年代整理立卷。被批準(zhǔn)銷毀的公證檔案，應(yīng)將公證書留存一份，按年度、類別整理立卷。以上留存的兩類檔案連同銷毀報(bào)告、批件及銷毀清冊一起劃為永久卷保管。其它門類檔案被批準(zhǔn)銷毀后，將銷毀報(bào)告、批件及銷毀清冊一并立卷，永久保存。
第二十八條 銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門和形成專業(yè)檔案的部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀前對銷毀檔案認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。
第二十九條 各?。ㄊ小^(qū)）司法行政單位列為永久和長期保管的檔案，按照國家檔案局的規(guī)定，應(yīng)按時(shí)向同級地方檔案館移交。列為永久保存的勞改罪犯檔案，在刑滿后五十年向地方檔案移交。
第七章 附則
第三十條 司法行政系統(tǒng)各門類檔案管理工作分別執(zhí)行下列各種規(guī)定：
勞改罪犯檔案和勞教人員檔案執(zhí)行《勞改罪犯和勞教人員檔案管理暫行規(guī)定》；公證檔案執(zhí)行《公證文件立卷歸檔和管理辦法》；律師業(yè)務(wù)檔案執(zhí)行《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》；鄉(xiāng)鎮(zhèn)、城市街道法律服務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案執(zhí)行《鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理辦法》和《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》；部屬院校檔案執(zhí)行《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（1989年國家教委第六號令）；文書檔案、財(cái)會檔案、基建檔案、科技檔案、審計(jì)檔案、書稿檔案、新聞宣傳檔案等執(zhí)行國家檔案局的有關(guān)規(guī)定。
第三十一條 根據(jù)國家檔案局1987年1號文件《關(guān)于印發(fā)財(cái)政部“國家預(yù)算收支科目”中列入一般行政事業(yè)單位檔案設(shè)備購置費(fèi)通知》的精神，各單位檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，列入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)開支。
第三十二條 根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對檔案人員實(shí)施獎(jiǎng)懲。
第三十三條 各單位可根據(jù)本規(guī)定，制定檔案工作的具體管理細(xì)則。
第三十四條 本規(guī)定自1993年4月16日起施行。
