發(fā)文機(jī)關(guān)最高人民法院
發(fā)文日期1991年12月24日
時(shí)效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號(hào)法[辦]發(fā)〔1991〕46號(hào)
施行日期1991年12月24日
效力級(jí)別司法文件
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)人民法院行政文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，統(tǒng)一立卷歸檔方法，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為審判工作和其他各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù) 《中華人民共和國(guó)檔案法》、 《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合人民法院行政文書的實(shí)際情況，制定本辦法。
第二條 人民法院行政文書的立卷歸檔工作，由文書處理部門負(fù)責(zé)。
第三條 本辦法適用于人民法院（含專門法院）除訴訟文書以外的各種行政文書（含黨、政、工、團(tuán)等文書）的立卷歸檔。
第二章 行政文書材料歸檔和不歸檔的范圍
第四條 凡是反映人民法院工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文書材料，均屬必須歸檔范圍。
1.上級(jí)法院，上級(jí)或同級(jí)黨委、人大、政府召開的會(huì)議，制發(fā)的文件（含轉(zhuǎn)發(fā)本院文件）本院需要貫徹執(zhí)行的，檢查本地區(qū)、本院工作形成的，以及任免、獎(jiǎng)懲本院工作人員的文件，領(lǐng)導(dǎo)人講話。
2.本院黨組會(huì)議、院長(zhǎng)辦公會(huì)議、院務(wù)會(huì)議、審判委員會(huì)會(huì)議記錄，以及召開各項(xiàng)專業(yè)會(huì)議的文件材料。
3.本院制發(fā)（含與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制件及重要文件的修改稿，代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的文件的最后草稿和印制件。
4.本院（含院內(nèi)各職能部門）在工作活動(dòng)中形成的計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和條例、辦法、章程、制度、簡(jiǎn)則等重要文件材料。
5.本院黨、團(tuán)、工會(huì)、婦女等組織召開代表大會(huì)，及在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料。
6.本院領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的信件、電報(bào)、電話記錄等重要文件材料。
7.同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)本院需要執(zhí)行的，檢查本院工作以及與本院聯(lián)系、洽商工作形成的重要文件材料。
8.下級(jí)法院報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、請(qǐng)示、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
9.其他必須歸檔的文件材料。
第五條 凡重份的，事務(wù)性的，只起臨時(shí)性、參考性作用，無查考利用價(jià)值的文書材料，不需歸檔。不需歸檔的文書材料，由各部門造具清冊(cè)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后銷毀。
不需歸檔的文書材料有：
1.上級(jí)法院、上級(jí)或同級(jí)黨委、人大、政府普發(fā)或抄送供本院工作參考的文件，征求意見的未定稿以及任免、獎(jiǎng)懲與本院無關(guān)工作人員的文件材料。
2.本院的重份文件（含院內(nèi)各部門間互相抄送的文件），一般文件的草稿及修改稿。
3.無查考利用價(jià)值的、事務(wù)性的，只起參考作用的臨時(shí)性文件，一般的人民來信。
4.本院領(lǐng)導(dǎo)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本院工作無關(guān)的文件材料。
5.非主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議、制發(fā)的文件本院不需貫徹執(zhí)行的，無查考利用價(jià)值的文件材料。
6.非隸屬機(jī)關(guān)抄送的，不需辦理的和一般性的文件材料。
7.下級(jí)法院的《工作簡(jiǎn)報(bào)》、《情況反映》，各種信息、刊物以及不應(yīng)抄報(bào)、不必備案的文件材料。
8.其他不需歸檔的文件材料。
第三章 行政文書材料的立卷
第六條 各級(jí)人民法院必須指定專人專管或兼管行政文書材料的立卷工作。立卷工作，文書處理采取分散形式的，由院內(nèi)各職能部門負(fù)責(zé)；文書處理采取集中形式的，由辦公室或研究室負(fù)責(zé)。
第七條 行政文書材料的立卷工作，按照分類方案進(jìn)行。各級(jí)人民法院應(yīng)根據(jù)本院內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍和職責(zé)分工，采取“年度-組織機(jī)構(gòu)-問題”的結(jié)構(gòu)形式，參照《人民法院行政文書檔案保管期限表》條款，編制本院的分類方案；文書處理采取集中形式的，可用《人民法院行政文書檔案保管期限表》代替分類方案。文件辦理完結(jié)后，按照分類方案“對(duì)號(hào)入座”，分類立卷。
第八條 分類方案的每一條款，就是一組文件的組合。條款的擬制，應(yīng)符合“遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用”的總要求，正確運(yùn)用作者、問題、名稱、時(shí)間、地區(qū)、通訊者六個(gè)特征，合理組合。
第九條 立卷歸檔行政文書材料的種類、份數(shù)，每份文件的頁數(shù)，均應(yīng)齊全、完整。正件與附件、印制件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件、多種文字形成的同一文件，均應(yīng)分別立在一起，文電應(yīng)合一立卷歸檔。
第十條 立卷歸檔的文書材料，應(yīng)放在文書內(nèi)容針對(duì)的年度，不同年度的文書一般不得放在一起?？缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù)在復(fù)文年，沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年，跨年度的會(huì)議，放在會(huì)議開幕年，跨年度的規(guī)劃、總結(jié)，分別放在內(nèi)容針對(duì)的第一年或最后一年，頭年總結(jié)與次年計(jì)劃寫在一起的，應(yīng)予分存印制件，定稿放在總結(jié)針對(duì)年，非訴訟案件，放在結(jié)案年。
第十一條 立卷歸檔的文書材料，按照本院與文書制發(fā)機(jī)關(guān)的關(guān)系，分為上級(jí)、本院、同級(jí)和下級(jí)，不同級(jí)別的文書，應(yīng)適當(dāng)分開立卷，與本院有緊密聯(lián)系的文書，不得分開。
不同保管期限的文書材料，一般也應(yīng)分開立卷。
第十二條 文書材料立卷，必須分類準(zhǔn)確，口徑統(tǒng)一，前后保持一致。一文涉及兩個(gè)以上問題的，應(yīng)放在反映主要問題的卷內(nèi)，卷內(nèi)文書材料過多的，可適當(dāng)分開立卷。
第四章 行政文書卷宗的裝訂與編目
第十三條 卷內(nèi)的文書材料，必須依其形成的規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)排列。通常是：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印制件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后，其他文書材料，按重要程度或時(shí)間順序排列。
第十四條 卷內(nèi)文書材料，應(yīng)按排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字在有文字或圖表的畫面頁上，逐頁依次編號(hào)。頁號(hào)的位置，統(tǒng)一在每頁正面的右上角，背面的左上角。
不裝訂的卷宗，應(yīng)在每份文書首頁的右上角加蓋檔號(hào)章，逐件編號(hào)。
第十五條 卷內(nèi)文書目錄的編制，卷內(nèi)目錄，由順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、文書題名、文書日期、所在頁號(hào)和備注等項(xiàng)目組成。
1.順序號(hào)。填寫卷內(nèi)文書排列先后順次的序號(hào)。
2.文號(hào)。填寫文書制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文號(hào)。
3.責(zé)任者。即文書作者，填寫文書的署名者。
4.題名。即文書標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有題名或原題名不能反映文書內(nèi)容的，可在原題名后寫上自擬題名，外加方括號(hào)[ ]。
5.文書日期。填寫文書制成日期。
6.所在頁號(hào)。卷內(nèi)文書材料所在頁的編號(hào)，除最后一件需填寫起止號(hào)外，其余可填寫起號(hào)。
7.備注。對(duì)卷內(nèi)文書材料變化所作的說明。
卷內(nèi)文書目錄一式兩份，一份訂入卷內(nèi)；一份歸檔后匯編全引目錄。
第十六條 卷內(nèi)備考表的編制。卷內(nèi)備考表，由本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷日期等項(xiàng)目組成。
1.本卷情況說明。填寫卷內(nèi)文書缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
2.立卷人。由責(zé)任立卷者簽名。
3.檢查人。由案卷質(zhì)量審核者簽名。
4.立卷日期。填寫立卷完成的日期。
第十七條 卷宗封面的填寫。卷宗封面應(yīng)一律用毛筆或鋼筆填寫，體式要一致，文字要規(guī)范，字跡要工整、清晰。
卷宗封面，由全宗名稱、類目名稱、卷宗題名、時(shí)間、保管期限、件頁數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)組成。
1.全宗名稱。填寫立檔人民法院的全稱。
2.類目名稱。填寫分類方案的第一級(jí)類目名稱。按“年度-組織機(jī)構(gòu)-問題”分類的，填寫卷宗所屬組織機(jī)構(gòu)；按“年度-問題”分類的，填寫卷宗所屬類別。
3.卷宗題名。即卷宗標(biāo)題。一般由責(zé)任者、問題、名稱三要素組成，結(jié)構(gòu)要完整，文字要簡(jiǎn)煉、明確，能準(zhǔn)確地概括卷內(nèi)文書材料的制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容和文種。
責(zé)任者的擬寫。卷內(nèi)責(zé)任者不多的，可一一標(biāo)出。責(zé)任者較多，可擇其中主要的標(biāo)出：法院與其他機(jī)關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，可只標(biāo)法院；黨委、政府及其所屬職能部門，可只標(biāo)黨委、政府。責(zé)任者名稱過長(zhǎng)的，可采用通用簡(jiǎn)稱。但不能使用“本”、“省”、“市”等概念不清的語句。
問題的擬寫。文字要簡(jiǎn)煉，概括要準(zhǔn)確，對(duì)永久和長(zhǎng)期保存的卷宗，應(yīng)力求單一。
文種的擬寫。文書名稱不多的，可標(biāo)出；文書名稱較多的，可按名稱的重要程度順序，兼顧不同性質(zhì)名稱，標(biāo)出二三個(gè)即可。
4.時(shí)間。卷內(nèi)文書材料所屬的起止年月。
5.保管期限。立卷時(shí)對(duì)卷宗劃定的保管期限。
6.件、頁數(shù)。裝訂的卷宗卷內(nèi)總頁數(shù)或不裝訂的卷宗卷內(nèi)的總件數(shù)。
7.歸檔號(hào)。立卷人填寫的文書處理號(hào)。
第十八條 卷宗的裝訂必須牢固、整齊、美觀，便于保管和利用。卷宗裝訂前必須去掉金屬物，對(duì)破損和訂口有字跡的要托裱和接邊，字跡擴(kuò)散的要復(fù)制，過大的要按十六開折迭。以地腳和翻口取齊，用三孔一線裝訂，長(zhǎng)度為160毫米左右。
第五章 卷宗目錄的編制與歸檔
第十九條 人民法院的行政文書卷宗，必須按照分類方案分類，區(qū)別不同的保管期限，兼顧卷宗之間的聯(lián)系和重要程度進(jìn)行排列，依次編定歸檔號(hào)，以固定卷宗位置。
卷宗的分類方案和排列方法必須統(tǒng)一，前后應(yīng)保持一致，不能隨意改動(dòng)。
第二十條 編制卷宗目錄。編定歸檔號(hào)的卷宗，應(yīng)依次載入卷宗目錄，一份目錄內(nèi)，不得出現(xiàn)重復(fù)的卷宗號(hào)。
第二十一條 卷宗目錄一式三份。文書處理部門向檔案管理部門歸檔時(shí)，必須按照卷宗目錄逐卷點(diǎn)交，由雙方簽字后，二份交檔案管理部門，一份由文書處理部門保存。
第二十二條 人民法院當(dāng)年的行政文書檔案，必須于次年六月底前向本院檔案管理部門歸檔。
第六章 附則
第二十三條 各高級(jí)人民法院在必要時(shí)可根據(jù)本辦法規(guī)定和本地區(qū)的實(shí)際情況，制定補(bǔ)充辦法，并報(bào)最高人民法院備案
